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Les collectivités font face à de nombreuses contraintes dans la gestion de leurs services techniques (traitement des demandes, inventaire du patrimoine, achats, etc.). Elles peuvent notamment avoir des difficultés à gérer les différents regroupements d’entités qui les composent. Il leur est aussi difficile de collecter et d’organiser toutes les données nécessaires pour gérer leurs ressources et leurs besoins. Vous pouvez équiper votre collectivité d’un outil de gestion des services techniques pour faire face à ces différentes contraintes.
Administrez votre planification efficacement
La planification est la première étape dans la gestion des services techniques d’une collectivité. Elle permet de bien s’organiser et d’établir un plan d’action adapté pour gérer les besoins de la collectivité. Un bon logiciel de gestion des services techniques vous permettra d’administrer efficacement les équipes responsables de votre planification. Vous pouvez choisir un logiciel modulaire, afin de planifier au quotidien la gestion de tous vos services depuis une même interface.
Optez pour un logiciel fonctionnant à partir d’un smartphone (iPhone et Android) pour qu’il soit accessible au plus grand nombre. Tous les acteurs de la planification des activités et des services au sein de la collectivité doivent pouvoir l’utiliser. Le logiciel peut comporter différents modules pour planifier :
- la gestion du patrimoine en répertoriant les biens des différents services,
- la gestion du cycle complet de chacun des travaux réalisés par des agents,
- la chaîne des stocks et les achats au sein de la collectivité,
- la gestion et l’analyse du parc auto (l’ensemble du matériel roulant),
- les fêtes et les manifestations en gérant toutes les réservations nécessaires,
- l’approvisionnement des ménages et des entreprises en énergies (eau, électricité, gaz, etc.),
- la gestion des contrats locatifs ainsi que la réalisation de l’inventaire du mobilier.
Votre logiciel de gestion pourra couvrir à la fois les besoins des services bâtiments, de la voirie et des espaces verts par exemple. Idéalement, il doit permettre aux membres de la collectivité de signaler en temps réel les incidents auxquels ils font face. Le responsable de la gestion des services techniques pourra l’utiliser pour consolider les données de chaque collectivité.
Suivez les interventions des agents
Avec un logiciel de gestion des services techniques, les agents reçoivent automatiquement une alerte dès qu’un demandeur signale un accident. Ils peuvent alors intervenir rapidement pour résoudre par exemple les demandes de maintenance et d’entretien des équipements des membres de la collectivité. L’outil vous aide à suivre les interventions de ces agents, afin d’évaluer notamment la qualité des services qu’ils offrent.
Le suivi de l’exécution des travaux par les services dédiés vous aide également à mieux coordonner les tâches et les équipes et à ordonnancer les ressources utilisées. Vous pouvez aussi effectuer un suivi budgétaire des interventions pour détecter les dépassements de coûts. Les décideurs et les élus peuvent utiliser l’outil de gestion des services techniques pour générer le montant de chaque chantier.
Remontez les informations pour un suivi optimal
Vous pouvez utiliser un outil de gestion des services techniques pour remonter immédiatement les informations. D’une part, ceci vous permet d’effectuer une analyse optimale des besoins de chaque service technique et des ressources disponibles pour les couvrir.
D’autre part, cela permet de suivre chaque activité de façon optimale pour satisfaire au mieux toute la collectivité. Avec un tel logiciel, il est possible de consulter en temps réel l’intégralité des données des services techniques. Vous pourrez aussi personnaliser les états statistiques pour générer des rapports.
