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Malgré l’évolution technologique actuelle, encore de nombreuses personnes ne connaissent pas Sharepoint. Il s’agit d’un outil qui permet de faire un stockage, une gestion ainsi qu’un partage d’informations de manière sécurisée. Tous les traitements sur Sharepoint peuvent se faire sur n’importe quel appareil, en utilisant juste un navigateur Web comme Microsoft Edge, Chrome, Firefox ou encore Internet Explorer. Nous allons donner davantage de détail dans l’article suivant.
Sharepoint : C’est quoi ?
Sharepoint est un système de partage de données qui se base sur l’utilisation de site internet. Son fonctionnement se fait grâce à des applications de work flow, des listes de base de données et des fonctionnalités ultra sécurisées, permettant de collaborer entre équipe.
Les utilisateurs de la plateforme ont la possibilité de de faire un contrôle et un suivi de chaque information traitée et de mettre en place des processus de workflow automatiques pour ses unités commerciales.
L’outil Sharepoint possède une version, SharePoint Online, dont l’hébergement est sur le Cloud Microsoft. Cette version possède des fonctionnalités en plus, qui permettent de mieux s’intégrer à d’autres applications cloud.
Elle peut très bien s’associer avec d’autres outils et produits qui sont disponibles dans le pack Microsoft.
Les avantages de Sharepoint
L’outil Sharepoint permet avant toute chose de rendre les professionnels plus productifs dans leurs taches, améliorant ainsi la visibilité de l’entreprise concernée.
Avec des fonctionnalités basées sur intranet, l’outil permet de stocker, gérer et de partager des informations rapidement, et ce de façon sécurisé.
Facile d’entretien, la plateforme de collaboration n’est pas bien difficile à cerner pour les utilisateurs en entreprise. Sa structure fondamentale est très simpliste.
Il est possible de faire une personnalisation à souhait des fonctions proposées par Sharepoint, chaque entreprise a le Droit de l’utiliser en fonction de son centre d’activité et de ses besoins. Un outil performant comme tel est une garantie d’un retour sur investissement rapide !
Le véritable point qui distingue cette plateforme des autres est le fait de pouvoir obtenir des informations précises sur la nature et le lieu de stockage de chaque information traitée.
Quelle est l’utilité de sharepoint ?
Sharepoint est une plateforme intranet qui crée une liaison entre toutes les branches d’activité. Cela permet d’augmenter de manière considérable l’efficacité opérationnelle au sein de nombreuses entreprises, notamment les plus grandes.
Via la plateforme, il est plus simple de collaborer pour réaliser les projets ad hoc et créer des processus opérationnels permettant de partager des données, de publier certains types de documents et d’enregistrer les informations voulues.
L’intégrité des taches à réalisées sont assurées par la présence d’un contrôle de sécurité très avancé, d’un contrôle de version et de la mise en place d’une messagerie automatique telle que Outlook.
Son système de fonctionnalité permet à tout utilisateur de :
- Demander une approbation de chaque document avant que celui-ci ne soit visible ;
- Faire une extraction de document tout en empêchant à d’autres utilisateurs d’ajouter ou de modifier le contenu ;
- Recevoir une notification de téléchargement ou d’une quelconque modification ;
- Mettre en œuvre des workflows pour rendre certains processus automatiques : Déplacer les documents, envoyer par messagerie, stocker, etc.
SharePoint ou OneDrive : Quelles différences ?
C’est une des questions qui se posent les plus souvent pour les utilisateurs de systèmes Office. Bien que les deux ont des points communs, leur usage est très différent, il n’est pas très difficile de choisir dans quelles situations choisir l’un ou l’autre.
La structure et les fonctionnalités basiques des deux plateformes sont identiques. OneDrive est un genre de Stockage de documents , voire de signature électronique gratuite , unique, intégré au sein d’une collection de site de Sharepoint unique.
Les fonctions prises en charge sont alors : l’Office Online, le traitement de fichier de 15Go de capacité, la possibilité de rédaction conjointe, l’accès sur appareil mobile, etc.
Mais quelle différence ? Du point de vue général, la plateforme OneDrive ne traite pas les métadonnées.
Dans quelles circonstances utiliser OneDrive ?
Il s’agit ici d’un espace de stockage personnel, c’est-à-dire que chaque acteur au sein d’une entreprise dispose de son propre OneDrive. Il est alors utilisé pour stocker les fichiers que vous ne souhaitez pas partager, mais aussi les informations qui ne sont pas encore prêtes à être transférées.
Une collaboration sur la plateforme est tout à fait possible mais fortement déconseillée, en terme d’autorisations.
Qu’en est-il de Sharepoint ?
A l’inverse, Sharepoint est plus destiné pour collaborer et partager des fichiers en mode public. Il est alors plus simple de travailler en équipe. Cela permet d’exécuter les taches rapidement sans avoir à se soucier des permissions.
Au sein d’une entreprise, les deux plateformes peuvent être utilisées en même temps. Vous pouvez par exemple utiliser OneDrive pendant un temps pour travailler pour ensuite utiliser SharePoint lorsque vous aurez décidé d’en faire un partage avec vos collaborateurs.
Pour vous simplifier la vie et faire de meilleurs choix plus rapidemment, apprenez à créer votre carte mentale en ligne.
