La connaissance du client (KYC) est le processus d’identification d’une personne physique ou morale avant de nouer une relation d’affaires. Depuis l’adoption du Patriot Act, les processus KYC sont devenus de plus en plus importants car ils contribuent à

– vérifier l’identité du client

– Évaluer le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme

– Comprendre l’origine des fonds et la légitimité de la relation d’affaires.

En conséquence, les banques, les institutions financières et les plateformes de cryptologie monétaire sont obligées par les régulateurs de mettre en œuvre des processus de contrôle des clés de répartition stricts. En outre, le KYC est généralement associé à des contrôles de lutte contre le blanchiment d’argent (AML), afin de s’assurer que la relation d’affaires n’est pas utilisée à des fins illégales. En gros, cela signifie que les institutions financières, grandes et petites, doivent apprendre à vous connaître en collectant des données personnelles et en vérifiant vos documents d’identification…

Il n’est donc pas étonnant que le coût des contrôles KYC ait augmenté de 19% l’année dernière pour les entreprises. Peu importe les performances d’une entreprise, l’explosion des coûts des CCI est une source d’inquiétude croissante. Les nouvelles réglementations, comme la GDPR, imposent une charge importante aux plateformes qui doivent recueillir et conserver un ensemble d’informations personnelles sur chaque client.

Naturellement, vos clients ne se soucient pas des pressions réglementaires auxquelles les entreprises sont soumises, et attendent plutôt une expérience d’intégration rapide et intuitive.

En outre, votre entreprise dessert très probablement une base d’utilisateurs internationaux. Du point de vue du CJC et de la lutte contre le blanchiment d’argent, cela ajoute une grande complexité, car vous devez désormais traiter des documents d’identification du monde entier.

Saviez-vous que la carte d’identité nationale italienne est en papier, ou que le nouveau passeport indien ne contient pas d’hologramme ? Autorisez-vous les permis de conduire dans votre CJC ?

C’est le genre d’informations que vous et votre fournisseur de KYC devez connaître lorsque vous traitez avec une clientèle internationale. Il existe un grand nombre de types de documents d’identité différents et certains comportent des risques de non-conformité beaucoup plus élevés que d’autres.

Heureusement, il existe d’excellents logiciels KYC qui sont non seulement rentables mais aussi conformes. Voyons ce que votre processus KYC devrait inclure en 2019.

Pourquoi les processus KYC sont-ils nécessaires ?

Les processus KYC et AML appartiennent à une catégorie plus large appelée « Customer Due Diligence ». Les régulateurs sont de plus en plus actifs dans ce domaine, espérant s’attaquer au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme au niveau international.

En tant qu’entreprise, vous êtes obligés de vous conformer à la montagne de législation et devez donc vérifier l’identité de chaque client. C’est ce que vous permettent de faire de bons processus de vérification de l’identité des clients.

Quelles sont les informations que les clients doivent partager ?

Les processus KYC varient selon les pays et les secteurs d’activité. Les services financiers impliquent généralement des contrôles KYC diligents, tandis que les entreprises de télécommunications ont des exigences plus laxistes. Néanmoins, les clients ont toujours besoin de partager des informations vérifiables. C’est généralement le strict minimum :

– Nom complet,

– Date de naissance

– Adresse résidentielle.

En outre, les clients potentiels doivent prouver qu’ils ne sont pas des personnes politiquement exposées et qu’ils sont le bénéficiaire effectif final. Afin de vérifier ces deux éléments, l’entreprise procède généralement à des contrôles de sanction LAB.

En quoi consiste une procédure de contrôle de l’identité des clients potentiels ?

#1. Couverture globale et historique des documents d’identité

En 2019, il existe plus de 150 passeports différents et une centaine de cartes d’identité nationales. Il existe également d’anciennes versions de passeports et de documents d’identification qui sont encore largement utilisés.

Il ne suffit donc pas que votre processus KYC permette d’identifier les versions actuelles des documents d’identité internationaux. Les entreprises devraient plutôt utiliser des bases de données historiques – comme Prado – qui peuvent également vérifier les anciens passeports et pièces d’identité.

#2. PEP et contrôles de sanctions

Dans le monde de l’après-11 septembre, la protection contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent est devenue un élément central de la stratégie de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme de toute entreprise.

Avec la prolifération de l’internet, les particuliers et les entreprises situés n’importe où dans le monde peuvent devenir des clients. Les acteurs malveillants tentent continuellement d’utiliser à mauvais escient les services créés pour aider les gens, afin de faire avancer leurs propres objectifs.

L’exemple le plus frappant de cette situation s’est produit en 2015, lorsque des terroristes à San Bernardino ont financé une fusillade de masse avec un prêt d’un important prêteur en ligne.

Dans cette optique, il est absolument crucial que votre processus KYC puisse identifier les terroristes et autres criminels du monde entier. Pour y parvenir, votre fournisseur de KYC doit continuellement passer au crible les sanctions et les listes PEP.

Assurez-vous que votre outil KYC – d’ailleurs renseignez-vous sur l’outil de collaboration sharepoint 365 – dispose de cette fonctionnalité en 2019 !

#3. KYC et AML pour les entreprises

Les anciens acronymes de B2C et B2B ne sont souvent plus valables. La réalité est que de nombreuses entreprises devront traiter à la fois avec des clients de détail et des clients professionnels en 2019.

Naturellement, les deux ont des exigences différentes en matière de KYC et de LBC qui ne sont pas à prendre à la légère. Par conséquent, il est essentiel que votre processus KYC puisse vérifier les maisons de commerce dans le monde entier afin de vérifier la légitimité de toute entreprise enregistrée.

La collecte et la vérification d’informations sur les propriétaires d’entreprises constituent la première et la plus importante étape du KYC des entreprises. Le siège de l’entreprise vous le dira :

– Les numéros d’enregistrement des entreprises

– La date de constitution

– Statut d’activité

– La liste des directeurs

– et plus

Que vous envisagiez d’intégrer des entreprises clientes ou même de lever du capital-risque, assurez-vous que votre processus KYC est en mesure de traiter les clients autres que les particuliers.

#4. Conforme à la GDPR

Le règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) a prouvé que les régulateurs sont prêts à apporter des changements drastiques qui touchent des milliers d’entreprises.

En effet, le GDPR modifie fondamentalement la manière dont les données des clients doivent être traitées, et menace les organisations qui ne se conforment pas à une lourde amende. Plus précisément, l’UE peut infliger des amendes allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros (le montant le plus élevé des deux).

Il est important de noter que la GDPR ne se contente pas d’influer sur les lois relatives à la protection des données en Europe, mais qu’elle protège également tous les citoyens de l’UE. Par conséquent, toutes les entreprises ayant des clients européens sont légalement tenues de gérer les données conformément à la GDPR.

Mais que signifie « conforme à la GDPR » ? Une entreprise doit au moins être en mesure de le démontrer :

– l’utilisateur a donné son consentement explicite à la collecte des données

– Un avis de consentement pour les cookies a été convenu

– L’âge de l’utilisateur a été vérifié

– L’utilisateur a fourni un double opt-in

– La politique de confidentialité de l’entreprise doit expliquer comment les données sont collectées et l’utilisateur doit en être informé

– Un plan d’urgence en cas de violation de données a été élaboré

Et ce n’est que la pointe de l’iceberg. Épargnez-vous beaucoup de temps et de peine en optant pour un logiciel KYC qui offre un grand nombre de ces fonctionnalités prêtes à l’emploi.

#5. Votre processus KYC doit être évolutif

L’extensibilité est d’une importance cruciale en 2019 – mais elle est encore largement sous-estimée. Comment puis-je le savoir ?

Eh bien, lorsque nous faisons une démonstration de notre solution KYC à des clients potentiels, la question de l’évolutivité ne se pose jamais. Les gens ne se demandent jamais : « Votre logiciel KYC peut-il gérer un afflux soudain de milliers – voire de centaines de milliers – de clients ?

En matière de KYC, le vieil adage est vrai : si vous ne planifiez pas, vous planifiez d’échouer. Si votre équipe de marketing se met à l’oeuvre, à quel point serait-il douloureux que l’énorme afflux de clients soit traité par un processus KYC rigide qui ne peut pas gérer un plus grand volume d’applications ? Cela pourrait tuer l’élan que vous avez travaillé si dur à créer.

Assurez-vous plutôt de concevoir un processus KYC capable de traiter des centaines de milliers d’applications. Si vous vous adressez à un prestataire de services KYC, demandez toujours au représentant commercial combien de demandes le logiciel a traitées jusqu’à présent. Si le nombre vous semble peu élevé, assurez-vous de chercher des alternatives.

Bonus : Choisissez un logiciel KYC rentable !

Saviez-vous que les grandes institutions financières dépensent environ 500 millions de euros par an pour le KYC et la mise en conformité ? JP Morgan a même ajouté un nombre stupéfiant de 5 000 employés juste pour faire face à l’explosion des exigences en matière de conformité et de KYC.

Mais il n’y a pas que les banques qui sont touchées. Les coûts et la main-d’œuvre nécessaires pour satisfaire à des réglementations de plus en plus strictes échappent à tout contrôle. Dans un tel environnement, de nombreux processus KYC sont d’un coût époustouflant, mais les entreprises sont prises entre le marteau et l’enclume.

Heureusement, il existe des solutions KYC rentables et vous ne devriez jamais vous contenter d’une solution que vous jugez trop coûteuse. Les logiciels d’intégration des clients ne sont pas faciles à changer, et vous risquez donc de rester bloqué sur votre choix pendant un temps considérable.

Outre le coût évident de l’intégration d’un client de manière conforme, un coût caché mais beaucoup plus substantiel concerne les heures de travail effectuées par votre personnel de conformité.

Lorsque vous faites des recherches sur les prestataires de services de contrôle de la conformité, assurez-vous de savoir combien de temps il faut généralement à un membre du personnel pour traiter une demande. Économiser de l’argent sur une solution KYC bon marché est mal dépensé, si le traitement des demandes devient une tâche qui prend beaucoup de temps.