Le contract management apporte des avantages indéniables pour les équipes financières et comptables. Il permet aux professionnels de la finance de découvrir des opportunités de revenus cachées, de réduire les coûts, d’assurer la conformité et de diminuer le risque financier contractuel. C’est pour cela que toute entreprise doit adopter un logiciel de contract management, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Cependant, qu’est-ce que le contract management ? Pourquoi est-il avantageux d’utiliser un logiciel de gestion de contrats ? Dans cet article, nous allons répondre à ces questions !
Qu’est-ce que le contract management ?
Le contract management (ou gestion de contrats, en français) est un concept venu des États-Unis. Il a pour objectif de permettre aux entreprises de maximiser les résultats des contrats tout en minimisant les risques juridiques et financiers. La gestion des contrats est le résultat d’une collaboration entre les différents acteurs d’une entreprise. En effet, les contrats sont un objet transversal et au sein d’une entreprise, presque toutes les équipes s’en soucient : juridique, RH, Achats, commerciaux et surtout la finance qui s’occupe des tarifs, de la négociation des délais et des conditions de paiement. En conclusion, les équipes financières ont besoin d’une visibilité sur les contrats au jour le jour. Un logiciel de gestion des contrats peut les aider précisément à ce stade.
Qu’est-ce qu’un logiciel de contract management ?
L’équipe financière doit comprendre les informations contenues dans le contrat. Un logiciel de contract management facilite l’accès à ces données. Les CLM (Contract Lifecycle Management) comme Hyperlex sont une solution complète permettant de créer, d’éditer, de collaborer sur des contrats, mais aussi de s’assurer de la bonne exécution des obligations contractuelles, comme le suivi des échéances de renouvellement et des dates clés. Vous pouvez consulter ce site pour En savoir plus.
Les avantages du contract management pour les professionnels de la finance
Les CLM (comme Hyperlex) automatisent la gestion des contrats grâce à la technologie, c’est-à-dire, de par des fonctionnalités intelligentes, notamment :
- des circuits (workflow) de validation de contrat : vous pouvez mettre en place un circuit de vérification et de validation de contrat, par exemple sur la base d’un certain montant. Toutes les demandes d’approbation de contrat sont suivies et centralisées. Les personnels concernés doivent toujours valider les contrats importants ;
- un moteur de recherche intelligent : cela fait référence à la capacité de tirer des informations clés de votre portefeuille de contrats, telles que les dates et les montants. Alors, vous pouvez accéder à ces informations en quelques clics si vous avez des questions sur tel ou tel contrat ;
- des tableaux de bord et reporting : vous obtenez une vue complète de l’activité contractuelle de votre entreprise ;
- des rappels automatiques pour les dates d’échéance : vous serez informés automatiquement à l’avance des dates de renouvellement des contrats, ce qui évite les renouvellements par défaut et vous permet de renégocier rapidement les contrats qui vous intéressent ;
- une exportation des données contractuelles clés sous Excel : vous pouvez choisir d’exporter vers Excel pour une extraction rapide des données clés des portefeuilles de contrats (reconnues automatiquement par l’intelligence artificielle). À vous ensuite de les analyser afin de prendre la bonne décision.